Enfoque sistémico de las organizaciones

Sistema

Para empezar con esta entrada creemos que es importante resaltar las tres premisas básicas de los sistemas:

• Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de los órganos, los órganos dentro de los organismos, los organismos dentro de colonias, las colonias dentro de culturas nutrientes, las culturas dentro de conjunto mayores de culturas, y así sucesivamente.
• Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
• Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

Puede definirse un sistema como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, realizando una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas (información, energía o materia) y proveyendo salidas (información, energía o materia) procesadas, al medio ambiente en el cual está inserto.

El sistema con sus componentes está inserto en un determinado medio ambiente con el cuál intercambia o no materia, energía e información de acuerdo a su condición de abierto o cerrado.

Figura 4.1. Sistema

La organización como sistema abierto

Es posible analizar a una organización como un sistema abierto, el cual se puede estudiar dando importancia a su peoceso de transformación cuando las organizacione están, de una manera u otra, inmersa en el manejo de recursos. Por consiguiente, algunos autores conciben a la organización como un sistema sociotécnico, también llamado modelo sociotécnico de Tavistok.

Las organizaciones cumplen una doble función:

• Técnica: relacionada con la coordinación del trabajo y la ejecución de las tareas con ayuda de la tecnología disponible.
• Social: se refiere a la manera de interrelacionar a las personas, al modo de hacerlas trabajar juntas.

El sistema técnico o tecnológico depende de los requerimientos típicos de las tareas que la organización ejecuta y la tecnología determina casi siempre las características de las personas que la organización necesita: ingenieros y especialistas para tecnología computalizada, mano de obra para la ejecución de construcciones civiles, etc. Los conocimientos, la experiencia, las habilidades y destrezas son factores que dependen de la tecnología que la empresa utiliza.

El subsistema técnico es el responsable de la eficiencia potencial  de la organización, esto quiere decir que con la tecnología disponible tenemos determinado potencia. En tanto que el subsistema social, determina la eficiencia real ya que cada persona tiene características físicas y psicológicas individuales, además de que tienen relaciones sociales tanto formales como informales.

Por todos los motivos anteriores es imposible estudiar ambos subsistemas por separado, ya que algun cambio en uno repercute en otro. El model sociotécnico de Tavistock afirma que toda organización consta de una combinaci’n administrada de tecnología y de personas, de modo que ambas se relacionan recíprocamente. Además de considerarse a la organización como un sistema abierto en constante interacción con su ammbiente, la organización también es un sistema sociotécnico estructurado. El subsistema sociotécnico esá incluido por tres subsistemas principales:

•  Subsistema técnico o de tareas: incluye el flujo de trabajo, la tecnología utilizada, los roles que la tarea exige y algunas otras variables tecnológicas. Este subsistema limita y adapta el sistema social a la necesidad de negociar con los trabajadores el desempeño de tareas. Está determinado por la capacidad de los trabajadores y las relaciones que se establecen cuando se realiza el trabajo en la organización.

•  Subsistema gerencial o administrativo: implica la estructura organizacional, las políticas, los procedimientos y las reglas, el sistema de recompensas y castigos, el modo de tomar decisiones y otros elementos proyectados para facilitar procesos administrativos. Este subsistema Busca optimizar las relaciones entre los subsistemas social y el técnico. También define los objetivos del sistema técnico, según su capacidad tecnológica. Busca que la eficiencia real se aproxime lo más que se puede a la eficiencia potencial.

• Subsistema socual o humano: relacionado con la cultura organziacional, los valores, las normas, y la satisfacción de las necesidades personales. También incluye la organización informal, el nivle motivacional de los miembros y sus actitudes individuales. Este subsistema se relaciona con el sistema gerencial recibiedo influencia en cuanto al aumento de participación en los procesos de toma de decisiones y además, el gerencial, también busca que el sistema social se desarrolle en una cultura de colaboración.

Figura 4.2. Enfoque de Tavistock

Puede decirse que la organización es un sistema sociotécnico incluido en otro más amplio: la sociedad, con la que interactúa, influyéndose mutuamente. El sistema tiene por finalidad especial la transformación de recursos que provienen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes

de servicios o de rendimiento. Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnología:  la de transformación de los recursos y la de administración, que hace posible tal transformación. Estos hechos justifican la denominación de sociotécnico. Se trata de un sistema abierto a su entorno.

Figura 4.3. La organización como sistema abierto

Teoría de la contingencia

La contingencia se define como la posibilidad de que una cosa suceda o no. Algo incierto o eventual, proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón.

La teoría contingencial plantea que hay una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos de la organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables dependientes.

El entorno de una organización es el conjunto de todos los elementos o actores externos a la organización que son pertinentes y relevantes para su actuación. Se trata de un conjunto de factores que no están a primera vista, bajo el control de la organización y que además, determinan sus resultados.

En la relación organización-entorno existe lo que se llama una causalidad recíproca en la cual el entorno condiciona a la organización, y ésta condiciona dinámicamente al entorno. Hay que ver a la organización como un sujeto activo y pasivo, lo que implica una permanente función adaptativa de su propia estructura ante los posibles cambios de su entorno.

La teoría del entorno en la organización total es importante porque se lo considera una fuente de información y recursos. La falta de información produce incertidumbre.

Tabla 4.1. Teoría de la contingencia

Referencias

• Alvarez, H.F., (1987), Administración, una introducción al estudio de la administración, Córdoba, Argentina: Sociedad para Estudios Pedagógicos Argentinos S.E.P.A.
• Chiavenato, I., (2001), Administración de Recursos Humanos, Bogotá, Colombia: Editorial Nomos S.A.